På UNIQA vill vi driva ett etiskt och ansvarsfullt företag som följer tillämpliga lagar och standarder. Vår whistleblowerlinje och policy syftar till att skapa en säker miljö för våra anställda, affärspartners, leverantörer och andra affärspartners så att de kan rapportera misstankar om oegentligheter och/eller olagligheter. Vårt whistleblower-system måste göra det möjligt för våra intressenter att uttrycka sina åsikter om administrativa missförhållanden, trakasserier och klandervärda frågor. Det är viktigt för oss på UNIQA att säkra och skydda de intressenter som uttalar sig och förmedlar information till vårt whistleblower-system mot alla repressalier. Därför har vi även gjort det möjligt att anmäla anonymt.
Vårt whistleblower-system fungerar som ett komplement till vår dagliga kommunikation. Därför uppmuntrar vi bara våra intressenter att rapportera allvarliga överträdelser till whistleblower-systemet. Andra ärenden, inklusive mindre överträdelser av UNIQAs interna riktlinjer såsom sjukskrivning, privat användning av kontorsmaterial, olämpliga kläder, alkoholkonsumtion och information om mindre personalrelaterade konflikter rapporteras inte till whistleblower-systemet. Detsamma gäller de anställdas egna anställningsvillkor, lön, arbetsmiljö eller allmänna missnöje. Sådan information ska rapporteras till närmaste chef, facklig representant eller direkt till vår VD.
Vårt whistleblower-system har utvecklats med syfte att skapa en rapporteringsplattform där våra intressenter kan rapportera känsliga fall av allvarligare karaktär. Sådana fall, som kan ha en negativ inverkan på UNIQAs rykte, kan därför vara svårare att rapportera via våra andra kanaler, och kan därför rapporteras genom whistleblower-rooting. UNIQAs whistleblower-system är avsett för:
· Förhållanden som är straffbara, inklusive missbruk av företagets ekonomiska medel, bedrägeri, bokföringsmanipulation, stöld samt grova brott mot vår interna tystnadsplikt.
Brott mot juridiska skyldigheter, samt allvarliga brott mot lagar eller UNIQAs interna regelverk.
· Mutor eller korruption i form av donationer, gåvor, mutor eller intressekonflikter.
· Externa och interna hot mot miljö, säkerhet och hälsa.
· Brott mot konkurrenslagstiftning som t.ex hemliga avtal med konkurrenter, prissättning eller utbyte av priskänslig information.
Förfrågningar om ledning/styrelsearbete
· Sexuella trakasserier, barnarbete, diskriminering, våld, kränkningar av mänskliga rättigheter.
Om möjligt ska sådana rapporter dokumenteras med relevanta dokument till kontaktpersonen för whistleblower-systemet.
Anmälningar för whistleblower-systemet ska göras via vårt onlineformulär. Det är viktigt att rapporteringen endast sker över denna plattform, eftersom sådana rapporter innehåller konfidentiell information och därför måste krypteras. Rapporten kan göras på både danska och engelska.
På UINQA är vi väl medvetna om att sådana rapporter är känsliga och därför behandlas all information konfidentiellt och med diskretion. Om du vill vara anonym under anmälan är det viktigt att du inte lämnar några kontaktuppgifter, dvs. namn, telefonnummer, e-postadress mm. Dessutom bör man vara uppmärksam på metadata i bilagor så att filerna inte avslöjar avsändaren. Om utredningen av anmälan lämnas vidare till polisen kan UNIQA tvingas vidarebefordra uppgifter som identitet, om detta har meddelats. När du lämnar in en anmälan genom whistleblower-systemet måste du vara medveten om cookies och att ett besök på whistleblower-portalen kan loggas som en del av den normala användaraktivitetsloggningen. Detta kan undvikas genom att öppna ett inkognito-/inPrivate-fönster och rapportera genom det. Om du vill vara 100 % anonym kan vi inte kontakta dig i samband med att erhålla mer information eller uppdatering om hur ärendet fortskrider.
Informationen från rapporter nås av vår betrodda representant för whistleblower-systemet, som registrerar rapporten och vidarebefordrar den till UNIQAs VD. Om anmälan avser UNIQAs VD kommer rapporten att vidarebefordras till en annan medlem i ledningen.
När en anmälan lämnas görs en första granskning för att bedöma om anmälan faller inom ramen för whistleblowerordningen, och om det finns något håll i den information som har skickats. Om den som anmält ett ärende inte är anonym kontrolleras även om han eller hon omfattas av meddelarordningen. Anmälningar om ärenden som ligger utanför uppgiftslämnarordningens syfte avvisas och rapporteras tillbaka till den som gjort anmälan, om personen inte lämnat in den anonymt.
Om det finns giltigt underlag för att behandla anmälan inleds en vidare utredning av åtalet. Alla rapporter kommer att tas på allvar och behandlas inom 1-3 arbetsdagar. Om det finns behov av antingen juridisk eller annan form av rådgivning inhämtas detta från externa källor.
Om anmälan gäller en specifik person kommer han eller hon att informeras och få anklagelserna framförda. Samtidigt kommer personen att göras medveten om vilken typ av information det är fråga om samt till vem informationen har lämnats vidare. Han eller hon får därigenom möjlighet att yttra sig i ärendet, samt ha möjlighet att rätta eller lägga till uppgifter. I vissa fall kan skyldigheten att informera den som anmäls skjutas upp eller vid behov helt utelämnas, för att säkerställa nödvändig bevisning. Därmed meddelas i förhållande till följande punkter:
• Att anmälan har kommit in om personen
• Det anges vem som behandlar de mottagna uppgifterna
• Syfte, rättslig grund och berättigat intresse anges
• Om uppgifterna ska lämnas vidare till polisen och andra myndigheter kommer detta att lämnas ut
• Tidshorisont för ärendehandläggning
• Personens rättigheter
Den/de anmälda har följande rättigheter under förfarandet:
· Insikt i mottagen och bearbetad information
· Rätt att invända mot åtal
· Rätt att få personuppgifter begränsade, raderade eller rättade.
Rapporter som lämnas i god tro kommer inte att få negativa konsekvenser för den som anmäler. Anmälningar som däremot har gjorts i ond tro för att ha trakasserat eller skadat en eller flera personer kan få konsekvenser för anmälaren.
Meddelaren blir inte automatiskt part i ett ärende när han eller hon anmäler ett meddelarärende. Det kan dock finnas fall där anmälaren har partsställning i ett ärende. Under sådana omständigheter kan det ge upphov till inblandning av reportern.
I händelse av att anmälan inte faller inom ramen för whistleblower-ordningen, eller att den är ogrundad, kommer personuppgifterna att raderas omedelbart. Efter att ärendet avslutats eller utredningar avslutats är personuppgifterna inte längre nödvändiga och raderas. Denna typ av information kommer endast att lagras i de berördas register om disciplinära sanktioner genomförs.
Alla frågor om UNIQAs whistleblower-system måste ställas skriftligen via e-post till vår CFO:
Morten Strømsholt
Mobil: +45 31 13 76 00
Mail: mst@uniqa.dk